Zamknij

Wskazówki od Jobsora. Śledzenie czasu pracowników w pracy zdalnej.

10:59, 05.05.2020 | Jobsora
Skomentuj Jobsora

Wskazówki od Jobsora. Śledzenie czasu pracowników w pracy zdalnej.

Wprowadzenie środków kwarantanny związanych z szybkim rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 nałożyło ograniczenia na działalność wielu firm. Firma szybko przenosi pracowników do pracy zdalnej, co pomaga zachować równowagę między samoizolacją a wypełnianiem obowiązków. Jeśli przed czasem śledzenie pracowników zdalnych było głównie zainteresowane sektorem IT, dziś ma to znaczenie dla wszystkich obszarów biznesowych. Jobsora.com przygotował przegląd najlepszych usług i aplikacji do monitorowania, pakiet zaleceń antykryzysowych, a także opowie o wpływie śledzenia czasu na mikroklimat w zespole.

Śledzenie czasu: zaostrzenie kontroli czy korzyści biznesowe?

Pracownicy przyzwyczajeni do pracy w biurze, po przejściu na pracę zdalną, mogą mieć problemy z prawidłowym rozkładem czasu. Nie ma szefa, co oznacza, że możesz spać, oglądać filmy i robić inne rzeczy, które nie są związane z procesami pracy. Nadzór nad pracą zdalnego biura bez użycia specjalnych programów jest bardzo trudny, dlatego na ratunek przychodzi śledzenie czasu - programy stworzone do rejestrowania i kontrolowania godzin pracy, co jest szczególnie ważne dla firm, które stosują wynagrodzenie godzinowe. Oprogramowanie jest instalowane na komputerach i smartfonach pracowników, po których można śledzić efektywność ich pracy.

Algorytm rozliczania i kontroli zależy od wybranego programu, które mogą:

  • określić geolokalizację, otwarte strony, działania w aplikacjach i programach;
  • śledzić aktywność myszy i klawiatury;
  • robić zrzuty ekranu;
  • uruchom kamerę internetową, aby utworzyć zdjęcie - wybór funkcji jest wystarczająco szeroki.

Oczywiście korzystanie z takich programów i usług jest korzystne dla biznesu. Pracodawca widzi aktywność, nie może obawiać się przekroczenia terminów lub faktu, że pracownik będzie naśladował działalność, zaniedbując swoje obowiązki.

Zalety śledzenia czasu

Główną zaletą jest możliwość zapobiegania spadkowi wydajności i stratom spowodowanym zaniedbaniem pracowników. Rozważ inne korzyści.

Prawidłowy podział przepływów finansowych

Osoby pracujące zdalnie otrzymają wynagrodzenie zgodnie z godzinami pracy oraz ilością wykonanych zadań. Firma nie zapłaci za czas, który pracownik spędził na rozwiązywaniu problemów osobistych. Niektóre moduły śledzące generują raporty godzin pracy, na podstawie których księgowy będzie mógł obliczyć płace. Takie środki są antykryzysowe dla przedsiębiorstw, szczególnie w kontekście gwałtownego spadku aktywności klientów w różnych dziedzinach - od usług budowlanych po audyt internetowy.

Weryfikacja i optymalizacja zespołu

Menedżerowie HR i pracodawcy będą mieli wyjątkową okazję do oceny uczciwości i wartości każdego indywidualnego specjalisty. Będziesz mógł zobaczyć, jak odpowiedzialnie każdy członek zespołu podchodzi do swoich obowiązków. Po 1,5–2 tygodniach będzie można podejmować decyzje związane ze zmianami kadrowymi. Być może jeden menedżer poradzi sobie z dużą ilością zadań lepiej niż 3-4 osoby. Czy nie jest łatwiej strzelać do zbędnych i najbardziej produktywnych sposobów na podnoszenie wynagrodzeń? Odpowiedzi na te i inne pytania można uzyskać po wprowadzeniu śledzenia czasu.

Dyscyplina

Pracownicy, którzy wiedzą, że ich praca jest kontrolowana przez specjalny program, będą pracować, a nie odpoczywać. Oprogramowanie ma najwyższą wydajność symulacji w porównaniu z połączeniami, wiadomościami w komunikatorach internetowych lub biuletynami e-mail.

Kontrola

Możliwość ciągłego monitorowania i planowania jest jedną z najważniejszych zalet trackerów czasu. Pracownicy lub kierownicy projektów formułują zadania, planują termin ich realizacji, aby firma funkcjonowała jak zegar. Takie podejście pozwala uniknąć płonących terminów, rezygnacji klientów i zakłóceń mechanizmu innych procesów biznesowych.

Komunikacja z klientami

Klient firmy zawsze widzi rzeczywiste raporty z etapu realizacji jego projektu. Takie podejście zwiększa zaufanie klientów.

Jakie programy można wykorzystać do śledzenia czasu?

Wybór oprogramowania jest ogromny, większość programów jest wdrażana na zasadach płatnych, niektóre mają bezpłatne wersje demo i dostęp dla ograniczonej liczby osób (średnio 1-5). Wiele z nich jest wieloplatformowych, co oznacza, że można ich używać bez problemów na komputerach, smartfonach i tabletach działających w różnych systemach operacyjnych. Wybierając takie oprogramowanie, pracodawca może zwrócić uwagę na WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. Wybierając, musisz wziąć pod uwagę liczbę osób lub projektów, a także zasadę wyceny. Na przykład opłaty za śledzenie Tick dla liczby projektów, Harvest - dla liczby użytkowników OfficeTime oferuje licencję wieczystą, subskrypcję ProofHub można kupić na miesiąc lub rok.

Cechy wpływu śledzenia czasu na mikroklimat w zespole

Specjaliści, którzy pracują w biurze od lat, mogą dwuznacznie postrzegać wdrożenie danego oprogramowania. Dla niektórych takie działania będą wydawały się zbyt surowe, inna osoba zobaczy w nich całkowitą kontrolę, a nawet inwigilację, jednak w obecnych warunkach firma powinna być gotowa na podejmowanie niepopularnych decyzji. Należy pamiętać, że po pokonaniu okresu adaptacji pracownicy ponownie spojrzą na elementy kontroli. Te ostatnie będą stymulować ich rozwój, pomogą prawidłowo przydzielić czas i ocenić liczbę zadań. Celowość wdrożenia śledzenia czasu jest oceniana przez kierownika i kierownika działu kadr, biorąc pod uwagę następujące czynniki:

  • liczba pracowników przeniesionych do pracy zdalnej. Możesz kontrolować 2-3 osoby bez specjalnego oprogramowania, jeśli 10-20 lub więcej osób pracuje na zdalnej stronie, nie możesz obejść się bez pomocy z zewnątrz;
  • potrzeba obniżenia płac. Jeśli właściciel firmy planuje zapłacić za rzeczywistą liczbę wykonanych zadań lub godzin, lepiej wybrać śledzenie;
  • funkcje biznesowe. W niektórych obszarach specjaliści mogą wykonywać pracę z domu bez potrzeby komunikacji. W innych niszach biznesu wiele procesów związanych jest z komunikacją, interakcją specjalistów - po prostu nie działa na opóźnienie czasu. Na przykład jeden pracownik wykonuje szkice, inny - wizualizacja 3D, trzeci komunikuje się z klientem, więc zadba o to, aby projekt został ukończony na czas. Nie jest łatwo zniknąć z interaktywnego zespołu, więc wzajemna kontrola odbywa się bez oprogramowania innych firm.

Główny czynnik – poziom etyki i specjalistów, którzy pracują w firmie. W niektórych przypadkach od rygorystycznych środków kontroli można zrezygnować. Chodzi o zespołach, tworzonych z odpowiedzialnych osób, które stawiają na wynik. Oni nie traktują pracę zdalną jak wakacje, praca z domu jest dla nich małą zmianą trybu normalnego, ale nie więcej. Taki wynik osiąga się z pomocą coachingu, szkoleń, firmowych, gier i innych narzędzi rozwoju.

W tym przypadku można użyć standardowych menedżerów zadań (często są już zintegrowane w half-trackery), które pomogą rozdzielać obowiązki, ustawiać terminy i delikatnie kontrolować ich wykonanie. Oni automatyzują cały proces, minimalizują potrzebę online konferencjach i stałych połączeniach, pozwalają trzymać rękę na pulsie, 24 godziny na dobę. Korzystanie task-menedżerów pozwala wdrożyć planowanie, komunikować się z zespołem w trybie online.

Na zakończenie

Kontrola pracowników zdalnych najczęściej odbywa się za pomocą specjalnego oprogramowania. Można korzystać z systemu kontroli wewnątrz zespołu, tworząc łańcuch zadań dla różnych specjalistów. Nie warto zapominać o znaczeniu sporządzenia wykresów, wdrażaniu systemów motywacji, regularnych spotkaniach planistycznych i wideokonferencjach. Jeśli właściciel firmy zdecyduje się nie uciekać się do rygorystycznych środków, to on może doradzić zdalnym pracownikom zainstalować aplikacje, które pomogą im kontrolować czas pracy, co jest przydatne do samodyscypliny.

Materiał przygotowany przez Jobsora.com Team

()
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

komentarz (0)

Brak komentarza, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz